Tabla de Retención Documental

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

CODIFICACIÓN DE SERIES, SUBSERIES

SERIE: El código para una serie documental es un número que consta de dos dígitos consecutivos de forma ascendente, para realizar este proceso se listan las series documentales en orden alfabético y se numeran. 

SUBSERIE: El código de la Subserie corresponde a un número de dos dígitos teniendo en cuenta el consecutivo ascendente por cada serie documental, dependiendo del orden alfabético.

Ej.

SECCIÓN. Despacho del Gobernador

SERIE: Actas

SUBSERIE: Acta de informe de gestión

RETENCIÓN DOCUMENTAL y DISPOSICIÓN FINAL DE LAS SERIES Y

SUBSERIES DOCUMENTALES

Surtido el proceso de conformación física de las series documentales, se debe efectuar la valoración documental para determinar el tiempo que se deben conservar las agrupaciones documentales en el archivo de gestión, archivo central y archivo histórico y su posterior disposición final:

CT: Conservación Total

Código  13

 E: Eliminación

M/D: Microfilmación/Digitalización

S: Selección

El tiempo de retención previsto para los documentos que se encuentran en las diferentes fases del ciclo del documento deben estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales.

¿PARA QUÉ SE REQUIEREN Y CÓMO SE ARTICULAN CON LA NORMA ISO 9001?

Ø  Para facilitar el manejo de la información.

Ø  Para racionalizar la producción documental.

Ø  Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los documentos.

Ø  Para facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Ø  Para garantizar la selección y la conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Ø  Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.

Ø  Para racionalizar los procesos administrativos.

La articulación con la Norma en la ISO 9001 se encuentra específicamente en los numerales 4.2.3 Control de los documentos y 4.2.4 Control de los registros.

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS:

Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4.

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

a)    aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,

b)    revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,

c)    asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos,

d)    asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de   uso,

e)    asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,

f)     asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución, y

g)    prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

 CONTROL DE LOS REGISTROS:

Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse.

La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.

Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.​

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