Registro de Documentos

Lugar.- donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos. 

Libros u otros medios.- donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y/o salida que tiene lugar. 

La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad. 

CLASES DE REGISTRO 

Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos: 

•  Registro general de entrada.: se hará el correspondiente asiento de todo escrito que se reciba, y se pueden utilizar dos procedimientos: 

 de registro único: un libro para los diferentes departamentos de un mismo órgano. 

 de registro múltiple: un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia. 

• Registro general de salida: se anotará la salida de los escritos y 

comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares. Pueden utilizarse procedimiento de registro único o múltiple.

• Registro auxiliar: los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen. 
• Registro de archivo: para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados. 

CONTENIDO DE LOS REGISTROS 

- Numero de inscripción. (Orden temporal de recepción.) 

- Epígrafe expresivo de la naturaleza del documento. 

- Identificación del interesado. 

DERECHO DE ACCESO 

La Ley 30/92 en relación con el art. 105 b. C.E. regula el derecho de acceso 

de los ciudadanos a los archivos y registros. 

Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos, que formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de solicitud. 

El acceso de documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuren incompletos o inexactos podrán exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expediente caducados por el transcurso del tiempo

El acceso podrá ser denegado por razones de interés publico, por intereses terceros más dignos, o porque lo disponga la Ley. 

FUNCIONES 

Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la localización de un determinado escrito o documento además de: 

• Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión. 
• Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o archivado). 
• Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito. 
• Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de consultarlo directamente ya que el registro queda anotados éstos.