Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organización, algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestación del servicio.
A continuación vamos a ver algunos de los documentos más importantes que se utilizan en las organizaciones, así como sus normas para la creación, sus usos, y su distribución:
CIRCULAR
Normas:
1.- Será emitida y firmada por el personal directivo. Las normas e instrucciones que se establezcan a través de ella, tendrán carácter de obligatoriedad para todo el personal.
2.- Cuando se trate de instrucciones temporales, la respectiva Circular deberá indicar el período de vigencia establecido. De no ser factible dicha indicación, se anulará oportunamente mediante la emisión de una Circular que haga referencia a la Circular que se anula.
3.- Cada Supervisor debe comunicar y tratar el contenido de las circulares con el personal a su cargo. Asimismo, son responsables por la supervisión en cuanto a su cumplimiento y por el control de archivos de las mismas.
Usos:
1.- Dictar instrucciones de carácter permanente o temporal para todo el personal.
2.- Hacer del conocimiento del personal las políticas adoptadas por la presidencia.
3.- Establecer cambios parciales o generales en la estructura organizativa.
Distribución:
- Original: área emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e información y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación de sus subordinados.
NOTIFICACIÓN
Normas:
1.- La comunicación establecida a través de la Notificación, tendrá carácter obligatorio para todo el personal o para quien expresamente se indique en la misma.
2.- Será emitida por Personal Directivo y/ Supervisores.
Usos:
1.- Informaciones recibidas por otros institutos gubernamentales.
2.- Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional.
3.- Noticias e informaciones de interés para la Organización.
4.- Aspectos de carácter preventivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros.
5.- Nombramientos de funcionarios.
Distribución:
- Original: área emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e
información y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación
de sus subordinados.
MANUALES , PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS
Normas:
1.- Serán producidos por un Asesor de Calidad o cualquier otro, previa autorización del Personal Directivo.
2.- Las políticas y normas contenidas en las circulares, se tendrá como fundamento para realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la emisión de nuevos manuales en los casos que así se requieran.
3.- Cada supervisor que reciba un Manual, Instructivo o Procedimiento, deberá dar a conocer y comentar con su personal asignado el contenido de dicho instrumento.
4.- Las observaciones producidas por la aplicación de los mismos, deben ser dirigidas por escrito al Asesor de Calidad o ente emisor.
5.- Deben ser mantenidos bajo la custodia y responsabilidad de los Supervisores a quienes se les entregan dichos instrumentos.
6.- Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripción que lo requiera.
7.- El responsable de la custodia de los manuales debe mantenerlos actualizados, de acuerdo a las modificaciones, agregados o sustituciones que oportunamente se hagan.
Usos:
1.- Procedimientos, normas, relacionadas con el área de prestación de servicios de la Organización, los cuales deben ser formar parte de la documentación de la misma.
2.- Resaltar aspectos de carácter preventivo, correctivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros del área en cuestión.
Distribución:
- Original: área emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e
información y utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación
de sus subordinados.
MEMORANDO
Normas:
1.- Tienen carácter de comunicación formal entre una Línea de mando a otra; en consecuencia, serán emitidos por los Supervisores o representantes de la Línea.
2.- Toda respuesta a un Memorando, previamente cursado, deberá referirse a la codificación del Memorando que se va a contestar.
Usos:
1.- Instruir o informar dentro del área de actividades de cada funcionario sobre actividades específicas, de acuerdo a las atribuciones señaladas a cada quien y dentro de las normas y disposiciones vigentes sobre la materia.
2.- Llamar la atención o poner sobre aviso al personal en las diferentes materias originadas por las actividades normales.
3.- Servir de recordatorio de asuntos previamente tratados entre las partes interesadas.
4.- Cualquier información de la que se desee dejar constancia escrita.
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